Solo pochi giorni fa ho scambiato qualche considerazione con Diego Gardina, un amico di SaggiaMente, sulla sincronizzazione degli iDevice con i servizi di Google, relativamente a posta, contatti e calendari. Avevo già illustrato come configurare Rubrica e iCal per sincronizzarsi con Google, ma Diego è andato molto oltre ed ha realizzato una guida piuttosto completa sull'argomento. La pubblico così come mi è stata inviata, facendo i complimenti a Diego per la qualità dell'approfondimento e ringraziandolo per averlo condiviso con noi.

Guida all’uso delle funzionalità di Google Sync su iPhone (e iOS in generale)

Avendo tra le mani un gioellino come iPhone (ma anche iPad/iPod Touch) una delle opportunità più apprezzate non può che essere quella di essere sempre in contatto con il mondo grazie alla connettività, all’ampio display e alle molteplici soluzioni che ci offre, magari in accoppiata con i servizi di un altro colosso del mondo della rete, come Google aka BigG.

Al di là della rivalità nel mercato degli smartphone tra i rispettivi OS, tra Apple e la società di Mountain View si sono formate sinergie che offrono a noi utenti servizi e funzionalità davvero comode. Dal lontano 1998 di acqua sotto i ponti in casa Google ne è passata e alzi la mano chi tra gli addetti del settore o gli appassionati non si è creato almeno una casella @gmail.com e non la consulta quotidianamente. Poi è venuto Calendar, Talk, Maps e chi più ne ha più ne metta. Alcuni dei servizi menzionati sono integrati in iOS fin dalla prima versione di iPhone (e soprattutto prima ancora dell’avvento di Android) o sono fruibili tramite Google Mobile App (scaricabile gratuitamente da App Store).

Altri infine sono comunque sfruttabili sul nostro iPhone tramite un servizio chiamato Google Sync, che permette in particolare di attivare le notifiche push e di leggere le email in tempo (quasi) reale appena arrivano (analogamente a quanto avviene sui BlackBerry), di gestire i calendari e di sincronizzare i propri contatti tra il melafonino e il proprio account Gmail. Qualcuno ha detto o pensato per caso “Mobile Me”? Bingo! Ma questo è Google, ed è gratis, nessun canone, massima compatibilità (con alcune limitazioni, che vedremo in corso d’opera). Esaminiamo punto per punto in che modo configurare al meglio questo strumento.

Il primo passo è farsi un backup del contenuto del proprio dispositivo, sincronizzando anche i contatti nella Rubrica Indirizzi (o in Outlook/Windows Contacts se avete la sfortuna di essere ancora utenti Windows).

Per configurare Google Sync sul proprio iPhone è necessario andare nelle Impostazioni > Mail, contatti, calendari e selezionare Aggiungi account..., quindi selezionare Microsoft Exchange tra quelli proposti. Compilate username e password con le credenziali del vostro account di Google, lasciando vuoto il campo Dominio, quindi selezionate Successivo. Nel campo Server inserite l’indirizzo m.google.com e premete nuovamente Successivo.
A questo punto dovete scegliere quali servizi sincronizzare con i server di Google, per il momento, se state effettuando il setup mentre leggete l’articolo, potete deselezionarli tutti, di seguito li analizzeremo singolarmente e potrete decidere di volta in volta se attivarle o meno.

Posta con notifica Push
La prima domanda che mi sono fatto è stata “ma perché utilizzare Exchange se iOS mi propone già la possibilità di configurare la gestione della mia casella Gmail?” La risposta è semplice: Google Sync introduce la possibilità di ricevere le notifiche PUSH, che non sono implementate nativamente. Se avete configurato un account Gmail “normale” su iOS, avrete visto che in Impostazioni > Mail, contatti, calendari > Scarica nuovi dati > Avanzate, per questo account sarà possibile scegliere solamente tra lo scaricamento automatico o manuale all’apertura dell’applicazione. Una volta attivata l’opzione Posta in Google Sync invece, tornando in Scarica nuovi dati e attivando (se non lo è già) le notifiche push, entrando in Avanzate e selezionando l'account appena creato è selezionabile l’opzione Push. Attivatela e da questo momento vi arriverà una notifica quasi contemporaneamente alla ricezione di un messaggio nella vostra casella gmail, analogamente a quanto avviene con i terminali BlackBerry.

google sync push

Una precisazione: tenete presente che il comportamento dei comandi dell’account Sync non corrispondono al 100% ai comandi nella casella Gmail e in particolare se eliminate un messaggio in Sync verrà solo archiviato in Gmail, se cancellate un messaggio da una cartella verrà archiviato senza etichette (che, per chi non lo sapesse, sono il modo con cui Gmail suddivide i messaggi in sottocartelle) e se cancellate un messaggio da Tutti i messaggi verrà spostato nel cestino.

Calendari sincronizzati
Attivando l’opzione Calendari nel nostro account Google Sync avremo anche la sincronizzazione dei contenuti dell’app Calendario con quelli di Google Calendar. Personalmente preferisco distribuire gli impegni su più calendari, per organizzarli secondo uno schema logico e visualizzarli a colpo d’occhio grazie all’uso dei colori. Per abilitare i calendari secondari su Calendario è necessario aprire Safari (sull’iPhone) e digitare l’url m.google.com/sync. Se vi ritorna una schermata con l’avviso che il vostro dispositivo non è supportato niente paura, è solo un piccolo bug di BigG, per cui è necessario visualizzare la pagina in Inglese (scegliete liberamente se UK o US a seconda della vostra anglofilia). Una volta cambiata la lingua, inserite le vostre credenziali, selezionate il dispositivo in uso e checkate i calendari secondari che volete gestire con il vostro dispositivo mobile. Dopo un minimo tempo di sincronizzazione nell’app Calendario apparirà un pulsante Calendari in alto a sinistra da cui potete scegliere quali visualizzare o nascondere temporaneamente e, cosa fondamentale, quando andrete ad aggiungere un nuovo evento potete scegliere a che calendario appartiene. Purtroppo però questo non è possibile durante la modifica di un evento, quindi se sbagliate l’inserimento o lo modificate da Google Calendar o lo cancellate e rifate.

Dulcis in fundo vi ricordo che sono sincronizzabili fino a 5 calendari (inclusi gli alerts), e che non viene ancora mostrato lo status di partecipazione ad un evento.

Rubrica e contatti sempre aggiornati
La nota dolente di tutto questo procedimento viene senz’altro dalla sincronizzazione dei contatti, che presentano diverse limitazioni fastidiose, le quali personalmente mi hanno portato a scegliere una seconda strada, che vi illustrerò tra poco. La via maestra prevista dagli sviluppatori prevede di poter gestire i nominativi in rubrica sia da iPhone che da Gmail e istantaneamente verranno sincronizzati nell’altra rubrica. Per un quadro completo aggiungiamo anche la sincronizzazione di Rubrica Indirizzi su OSX (in Windows la sincronizzazione con Windows Contacts è analoga ma non ho la possibilità di testarlo).

I passaggi sono alquanto delicati e il nostro nemico in questo caso è la perdita della lista contatti e, credetemi, è sempre dietro l’angolo perciò, dopo aver fatto quel famoso backup tramite iTunes procediamo come segue.
Prima ancora di partire è bene precisare che vengono sincronizzati solamente i contatti di Gmail facenti parte del gruppo Contatti personali.
In primis quindi, sempre tramite iTunes sincronizziamo i contatti con Rubrica Indirizzi, selezionando la casella apposita nella linguetta Info una volta collegato iPhone.
Apriamo poi l’applicazione e sistemiamo a dovere i contatti, aggiungendo eventuali indirizzi email, mettendo ordine in schede duplicate, compilando i campi con i valori corretti, fino a ottenere la rubrica da usare come base di partenza. Esportate quindi il tutto selezionando dal menu Archivia > Esporta la voce Archivio Rubrica Indirizzi. Il passaggio successivo è drastico, ma necessario per sincronizzare correttamente il tutto. Procedete con la cancellazione di tutti i contatti presenti in Rubrica Indirizzi, in Gmail (dovreste aver copiato “a mano” precedentemente in OSX gli indirizzi e altri dati che vi interessavano) e sincronizzate ancora una volta iPhone, cancellando in questo modo tutti i contatti presenti in esso.
In Rubrica Indirizzi selezionate Archivia > Importa e selezionate il file che avevate salvato poco fa. A questo punto rivedrete comparire tutti i vostri contatti. Dal menu Rubrica Indirizzi > Preferenze selezionate la voce Account e spuntate Sincronizza con Google, inserendo quindi le vostre credenziali di accesso a Gmail. A fianco dell’orologio di sistema, se non era già presente, apparirà un’icona di due frecce disposte a cerchio. Cliccateci sopra e selezionate Sincronizza adesso. Appena le frecce termineranno di rincorrersi controllate nella sezione Contatti del vostro account di Gmail se tutti i nominativi sono stati importati correttamente.
Sicuramente noterete che le varie voci dei nominativi vengono catalogate in maniera leggermente differente da come erano stati inseriti in Rubrica Indirizzi, soprattutto per quanto riguarda le etichette dei numeri di telefono, degli indirizzi di posta elettronica e i campi dell’Indirizzo. Il mio consiglio è quello di fare alcune prove e vedere quale delle due soluzioni vi aggrada maggiormente, senza impazzire più di tanto.
Il nostro melafonino però reclama a gran voce di essere rimpinguato anch’esso con dei nominativi perciò provvediamo a soddisfarlo. Non ci resta che attivare nelle Impostazioni > Mail, contatti, calendari > Google Sync la voce Contatti. Facciamolo e subito apparirà una richiesta di cosa fare con eventuali nominativi già presenti nel dispositivo (lo so, non ce ne sono, ma tant’è...) e scegliete di eliminarli, onde evitare doppioni. Così facendo oltre a cancellare eventuali nominativi rimasti in iPhone, viene disattivata automaticamente l’opzione di sincronizzazione dei contatti all’interno della scheda Info di iTunes, proprio per evitare la creazione di doppioni.
Dopo pochi secondi (io avevo 300 contatti, se ne avete di più magari l’attesa è poco più lunga) nella vostra rubrica saranno apparsi i nominativi, con dei pro e dei contro. I primi sono relativi alla possibilità di modificare un nominativo sul nostro dispositivo mobile e in tempo reale vederlo aggiornato automaticamente online, e viceversa. I secondi purtroppo ci mettono di fronte alla triste realtà che sull’iPhone per ogni contatto possono essere sincronizzate solamente un certo numero di informazioni: fino a 3 indirizzi email, 2 numeri telefonici per Casa, 1 per Fax, 1 per mobile, 3 per Lavoro e 1 Fax per Lavoro. E questo per me è molto limitativo, perciò ho preferito cercare una soluzione alternativa di compromesso.
Partendo dalla situazione in cui tutto è vuoto e abbiamo pronto il file di export della Rubrica, procediamo con l’import in Rubrica Indirizzi e sincronizziamo iPhone tramite iTunes, scegliendo nella scheda Info di sincronizzare i Contatti e anche i contatti di Google, inserendo quando richiesto le nostre credenziali. Su Gmail alla fine saranno inseriti gli stessi dati. Questa volta però non attiviamo l’opzione Contatti nell’account Google Sync, perciò perdiamo la sincronizzazione istantanea (i contatti di iPhone Gmail si sincronizzano quando sincronizziamo il dispositivo tramite iTunes), ma conserviamo la possibilità di gestire i vari campi di ogni nominativo come Apple ci concede, permettendo, tra l’altro, l’inserimento di più numeri di cellulare per ogni nominativo e la creazione di etichette personalizzate.
In questo caso la scelta di quale dei due metodi adottare sta solamente a voi, meditate e praticate, senza timore di perdere nulla, perché potete sempre ripartire dal file di export di Rubrica Indirizzi.

APPROFONDIMENTI UFFICIALI (in inglese)
Set Up Your Apple Device for Google Sync
Choosing Which Calendars to Sync
Mail, Calendar, & Contacts: Contacts Upload via iTunes (PC)Share Comment
Google Sync: Known Limitations
Mail, Calendar & Contacts Sync: Using Gmail Features