Uno dei principali problemi che ancora oggi non ho risolto per come vorrei è quello dell'organizzazione delle informazioni. Ho usato ed uso diverse soluzioni. Una delle mie preferite è ShoveBox, per cui ho pensato di descrivervela nel caso vi servisse.

Durante il giorno mi capita di leggere una miriade di contributi interessanti, per il blog, per il mio lavoro e per la vita privata. Molte cose si leggono e finisce lì, ma molte altre invece si sa già che potranno tornare utili in futuro o semplicemente si vogliono approfondire più avanti, appena se ne avrà il tempo. Per i soli link esistono dei servizi online (con relativa app per iDevice) come ReadItLater, eccezionale per iPad (link App Store). Ma a me serve catalogare pdf, immagini e vari documenti oltre ai semplici link.

Tempo fa usavo (e parzialmente uso ancora) Delicious, integrato con il client per Mac Delibar (recensione). Ma questo crea esclusivamente dei segnalibri online di pagine web, catalogate in base a tag (etichette). Questo metodo ha 3 limiti:

  1. funziona solo online
  2. non permette di raggruppare per cartelle ed i tag spesso non sono altrettanto pratici per ripescare
  3. funziona solo con le pagine web

Non totalmente soddisfatto ho seguito un metodo più manuale: ho creato una pila nel Dock, nella quale inserivo link, documenti, immagini e qualsiasi altra cosa, semplicemente con un Drag&Drop. In questo modo si può catalogare di tutto e le cartelle sono secondo me più intuitive per l'organizzazione dei contenuti. Anche qui però diversi limiti:

  • impossibilità di determinare automaticamente le cose già "viste/usate"
  • un sistema di catalogazione che con molti file diventa troppo confuso
  • necessità di dover usare un'attenta nomenclatura dei singoli documenti per capirci qualcosa

Alla fine sono approdato su ShoveBox, che uso ancora oggi. Non è una soluzione perfetta neanche questa, ma ha alcuni indubbi lati positivi. L'applicazione si posiziona con una piccola icona nella menu bar (lo avrete notato sicuramente nei miei screenshot), per cui basta trascinare sopra qualsiasi tipo di file o link per archiviarlo.

shovebox

Ovviamente però, non finisce qui. In questo modo il link viene semplicemente archiviato nella "inbox" generale. Cliccando sull'icona e scegliendo "Organize..." accediamo alla finestra principale:

shovebox finestra

Ora, la funzionalità più semplice di ShoveBox è proprio questa, organizzare i link in varie cartelle (modificabili a piacimento). Ma andando un po' sotto la superficie c'è molto altro. In primo luogo si possono archiviare anche immagini, file di testo e pdf. Questi vengono fisicamente spostati nella libreria, per cui poi potrete cancellare anche il file originale per evitare di avere icone a zonzo sulla scrivania. Da li si possono poi tranquillamente esportare successivamente, ma finché sono all'interno non si possono editare con app esterne. Quindi per fare un esempio un'immagine sarà aperta solo con il suo viewer interno finché non la esportate. Questo è uno dei punti negativi per me più importanti. Funziona come un microcosmo a sé praticamente.

L'export si esegue facilmente dal menu contestuale (tasto destro), dal quale si nota anche la possibilità di contrassegnare come in Mail (flag), catalogare per label (le stesse di OS X), la rinomina, la cancellazione e... Hot Keys...

Quest'ultima voce è utilissima: io ho all'interno alcuni file di testo contenenti delle referenze importanti che uso molto spesso nel quotidiano e così li ho sempre a portata di shortcut:

shortcut

Altra cosa importante è che i link possono essere anche scaricati come pagina web consultabile anche offline. Quando si trascina un url infatti si riceve un messaggio con le due opzioni: bookmark o archivio.

importare pagine web

Nelle preferenze poi si può impostare un po' di tutto, comprese varie combinazioni di tasti per renderlo più pratico da utilizzare. Una cosa che però mi ha sempre creato fastidio è che trascinando un contenuto su ShoveBox non si può scegliere direttamente in quale cartella posizionarlo, ma andrà a finire necessariamente nella inbox generica. Il concetto di base è che prima archivi e poi organizzi, però si perde del tempo utile. Sarebbe stato molto più comodo che all'aggiunta si aprisse una tendina con le varie cartelle così da mandare il contenuto direttamente nel punto desiderato.

sync to iphone

Segnalo inoltre che è disponibile anche l'app per iPhone (link App Store) per la sincronizzazione. Su questa però non vi so dare indicazioni perché non mi serve e quindi non l'ho acquistata. Anche se costa relativamente poco: 2,99€.

voto 4Conclusioni
Come ho anticipato ShoveBox non l'ho ancora eletto a soluzione definitiva per la catalogazione di link e file utili. Tuttavia per alcune delle sue funzionalità come gli Hot Link sui file, la semplice catalogazione a cartelle e il fatto che crea un proprio archivio che permette di fare pulizia dei file fisici, non riesco a farne a meno. Più volte ho provato a sostituirlo con altre applicazioni simili, in alcuni casi anche migliori per singoli aspetti, ma sono sempre ritornato su questo. Ho visto in giro molte recensioni entusiastiche ed autorevoli che gli assegnano anche 5 stelle. Sicuramente fa il suo dovere in modo pulito e funzionale e quindi merita un volto alto, ma usandolo da molto tempo ho notato delle lacune che mi fanno propendere più per le 4 stelle. Rimane comunque un'applicazione di grande utilità.

C0sti
ShoveBox si può provare in trial per 30 giorni e per l'acquisto sono necessari $24,95 (circa 18€). Essendo una utility, la valorizzazione effettiva varia nettamente da persona a persona, ma globalmente è un costo accettabile. Con qualche piccolo accorgimento potrebbe migliorare moltissimo, però nei 6 mesi da cui lo utilizzo ricordo un solo update.

PRO
ico.piu.png Catalogazione molto semplice ed immediata
ico.piu.png Usa un proprio archivio per cui ci libera dai file sparsi e importa anche le pagine web
ico.piu.png Creazione di shortcut personalizzati per aprire immediatamente i file che usiamo più spesso

CONTRO
Pro Non archivia tutti i tipi di file
Pro Non si possono aprire i file con applicazioni esterne finché non si esportano
Pro Impossibilità di scegliere all'aggiunta la cartella in cui posizionare i contenuti