A meno che non siate frequentatori saltuari del web, almeno una volta nella vostra vita sarà capitato anche a voi di fare esperienza del sovraccarico da email. Ma di costa sto parlando?

Sovraccarico da email

L’email è nata come sistema per far comunicare velocemente (e in modo gratuito) due persone, qualunque sia la località in cui si trovano. Ha rivoluzionato il mondo e ha posto le basi per dei sistemi di comunicazione ancora più veloci, come i software di Messaggistica Instantanea (IM) e i Social Network.

Sebbene sia stata pensata per favorire il dialogo tra persone, così come la posta ordinaria, l’email è diventata in men che non si dica vittima dei messaggi indesiderati — inviati prima da individui e poi automatizzati tramite computer (SPAM). Qualche anno fa questo problema è stato risolto per primo da Google tramite filtri Bayesani (nota: @paobar mi fa notare che l'introduzione su grande scala dei filtri bayesani è precedente a Gmail, quindi la frase non è corretta al 100%), liste pubbliche di spammer e le segnalazioni degli utenti. La stessa strategia è stata adottata in seguito da praticamente tutti gli altri provider di posta e, per fortuna, possiamo dichiarare il problema SPAM (quasi) risolto.

È facile illudersi e credere di essere entrati in un’età d’oro, ma non è affatto così. Sebbene sia ormai raro ricevere SPAM, c’è un altro tipo di email indesiderate che stanno riempiendo — e “sovraccaricando”, ricollegandomi alle parole di inizio articolo — le nostre caselle: le newsletter e le varie email inviate dai siti internet.

Negli ultimi tempi mi sono accorto che la maggioranza delle email da me ricevute non erano inviate da persone ma, invece, erano frutto di sistemi automatici. Nonostante non siano SPAM o spazzatura nel vero senso del termine, esse non sono nemmeno così importanti da doverci disturbare. Raramente c’è bisogno di rispondere ad una di queste email entro qualche decina di minuti, come invece accade nel caso il mittente sia una persona. È possibile, allora, discriminare il tipo di email ricevute in modo da ridurci il carico di lavoro (e lo stress)? Sì, e la risposta è usare la funzione Posta Prioritaria di Gmail.

Usando la stessa tipologia di filtri adottati per eliminare lo SPAM, Posta Prioritaria di Gmail divide le email in due categorie: “Importante e non letto” e “Tutto il resto”. I messaggi vengono scelti in base a criteri come il numero di volte in cui abbiamo letto le email inviate da quel mittente, il numero di volte a cui gli abbiamo risposto, la densità di certe parole “pericolose” nel corpo del messaggio, ecc…

Il sistema, inoltre, può imparare grazie a due comandi che gli possiamo impartire: nel caso una email sia stata segnata come non importante ma in realtà lo sia, è possibile premere un tasto apposito in modo da fargli scalare la gerarchia di priorità (e vice versa). Col tempo gli algoritmi imparano a conoscerci e forniscono un’esperienza sempre migliore.

Google ha realizzato un video (in italiano) che spiega bene obiettivo e funzioni di Posta Prioritaria:

Sono alcuni mesi che utilizzo felicemente questa funzione e vi consiglio caldamente di fare altrettanto. Non risolverà completamente i vostri problemi con le email, ma vi renderà la vita molto più facile.