Questa sera parliamo di Office. No, non la versione per Mac: quella per Windows. Perché parlarne? I motivi principali sono due, essenzialmente. La versione per Windows anticipa di alcuni mesi quella Mac, anche in termini di nuove funzionalità. Inoltre, volenti o nolenti, in ufficio ci troviamo a che fare il più delle volte con l'accoppiata Windows+Office, dunque essere informati (anche se, sapendo i ritmi di aggiornamento aziendali, le versioni più recenti di Office non hanno ancora abbattuto l'uso dell'ormai highlander 2003) non fa male.

Forte del successo di Office 2010, l'azienda di Redmond prepara il nuovo corso per la sua suite da ufficio. Un nuovo corso che presenta buone novità, alcune delle quali davvero molto interessanti. I temi centrali della prossima versione sono: Metro, touch e cloud. Su questi punti cardine si posano tutte le migliorie fatte dal team. Partendo dalle prime, la recente virata grafica compiuta con Windows 8 è ben presente anche in Office, e a mio parere qui realizzata anche meglio, con interfacce pulite ed eleganti. Le Ribbon sono ancora presenti, con pulsanti meglio dimensionati per l'uso su tablet e il ripiegamento di default per agevolare la consultazione dei documenti. Le intenzioni di Microsoft sono infatti di rendere Office piacevole non solo per la modifica, ma anche per la sola lettura, con funzionalità quali il Resume che, in maniera analoga a quanto avviene su OS X da Lion in poi, riapre il documento dal punto in cui l'applicazione era stata chiusa. Nonostante i miglioramenti per il touch e per la lettura, comunque, Office rimane perlopiù una suite destinata all'uso con tastiera e mouse.

Andando più sulle novità per singola applicazione, i lavori maggiori sono stati fatti su Word. Oltre alla rinnovata modalità lettura, prerogativa di tutti i componenti della suite, l'elaboratore di testi Microsoft inizia con la versione 2013 un avvicinamento più al desktop publishing semplice, come già da tempo permette la sua controparte Mac, che con funzionalità dedicate sopperisce in buona parte all'assenza di Publisher, esclusiva di Office per Windows. Le linee guida consentono di allineare con più precisione immagini, tabelle e grafici all'interno dei documenti. Altra gradita funzionalità, a mio parere probabilmente la migliore tra tutte quelle più note della prossima versione di Office, è la possibilità di modificare i PDF senza necessità di Adobe Acrobat. Naturalmente, parliamo ancora di documenti non eccessivamente complessi, ma per un uso casalingo o in piccoli uffici dovrebbe rivelarsi più che sufficiente. Non mancano features più multimediali, pensate per un mondo sempre più connesso e meno legato alla stampa rispetto al non troppo lontano passato: ora è possibile includere video all'interno degli elaborati, in maniera simile a quanto si farebbe con una pagina HTML o con un blog.

Toni minori, ma comunque non meno interesse, per le novità di Excel. Il foglio di calcolo include ora Flash Fill, una pratica funzionalità che si basa sull'apprendimento delle abitudini dell'utente e automatizza alcune operazioni come la formattazione e l'ordinamento dei dati, senza ricorrere alle macro, usate dai più esperti per ottenere simili risultati. Quick Trend e Quick Analysis Lens si occupano invece, rispettivamente, di tenere uno storico dei dati immessi nel corso del tempo e di suggerire la modalità migliore per presentare grafici, tabelle e altri elementi. Un'altra funzionalità, molto utile per le reti aziendali in cui vi sono molti fogli di calcolo condivisi e un notevole uso di Excel nel lavoro quotidiano, si occuperà di effettuare scansioni automatiche alla ricerca di errori e incoerenze in caso di spostamento dei file, suggerendo possibili soluzioni ai problemi.

Outlook 2013 è la terza applicazione del gruppo ad aver ottenuto importanti migliorie. La prima, che soddisferà soprattutto chi in generale usa spesso sia computer che dispositivi mobili, è il supporto a Exchange ActiveSync, che consente così di tenere sincronizzati messaggi, contatti e appuntamenti tra più devices, costantemente in modalità push. Peeks, invece, consente di avere sott'occhio più rapidamente tutti gli impegni della giornata o della settimana senza passare dalla visuale Mail a quella Calendario. Per i più distratti, MailTips sarà sicuramente un buon aiuto, segnalando all'utente allegati mancanti, eventuale assenza del destinatario e altro ancora, consentendo così di correggere eventuali errori prima dell'invio del messaggio. Tra tutte le funzionalità del nuovo Outlook, quella relativa al meteo è probabilmente la meno interessante, anche se comunque nel complesso carina. Tramite le previsioni per la giornata in corso e per i tre giorni successivi è possibile decidere il da farsi prima di stabilire e segnalare sul calendario un appuntamento di lavoro.

PowerPoint e OneNote sono probabilmente le due parti di Office 2013 che hanno ricevuto il minor numero di cure. Per il famoso software di presentazioni, la novità più di rilievo è relativa alla gestione multi-schermo. Mentre sul proiettore o sul display secondario sarà mostrata una diapositiva, sul display del computer sarà utilizzabile per controllare la slide successiva ed essere così preparati a gestire in anticipo eventuali problemi, una sorta di trasposizione in PowerPoint del "pre-ascolto" in cuffia-monitor per un DJ. Parlando di OneNote, sarà l'unica applicazione della suite divisa in due parti: una più completa con Ribbon e le funzionalità già conosciute nelle versioni precedenti, una pensata invece per integrarsi al meglio con l'interfaccia Metro di Windows 8 e anche con le altre app disponibili per iOS e Android.

Come dicevamo all'inizio, molta attenzione è stata posta sul cloud e sul mondo online. Con Office 2013 sarà possibile usufruire di una nuova modalità di distribuzione su abbonamento che farà della nuvola il suo punto di forza, con la possibilità di installare la suite su più PC e tenere costantemente sincronizzati documenti e impostazioni, anche grazie all'uso di SkyDrive. È stata inoltre curata l'integrazione con famosi servizi online come LinkedIn, per favorire la pubblicazione rapida di documenti. E sempre a proposito di pubblicazione e visualizzazione, tutte le applicazioni della prossima versione di Office dispongono di una modalità online, che condivide in tempo reale con tutti o solo con contatti selezionati qualsiasi contenuto prodotto tramite la suite. Similmente a quanto permettono i browser, anche Word, Excel e tutti gli altri permetteranno l'uso di estensioni per allargare ulteriormente le funzionalità dei prodotti.

Per gli utenti di Office 2010 la somma dei miglioramenti potrebbe non essere sufficiente ad effettuare il salto, soprattutto in ambiti aziendali dove i costi di migrazione all'attuale versione sono ancora da ammortizzare. Per coloro che vengono dalle precedenti edizioni, però, Office 2013 rappresenterà sicuramente un'importante opportunità. Anche per gli utenti Mac, dato che molte funzionalità verranno probabilmente replicate nella variante per OS X. Penso, ad esempio, alla modifica dei PDF in Word o a Flash Fill di Excel: features che sarebbero interessanti per chi sta valutando in futuro l'acquisto o l'aggiornamento della suite Microsoft. Ancor più, però, viene tristezza a vedere come nel frattempo iWork non riceva cure adeguate quantomeno ad avvicinarlo ad Office 2011 per Mac. Intanto, chi fosse interessato a provare Office 2013 può farlo scaricandolo da questo indirizzo. La Preview è solo in inglese e installabile su Windows 7 e 8. Tornando in conclusione brevemente al discorso Office per Mac, al momento è stata solo annunciata la disponibilità futura di Office 365, soluzione completa per le aziende, e a breve anche per privati e PMI, che include non solo la suite Office ma una nutrita serie di ulteriori servizi, anche per i computer Apple, consentendo così di sfruttare efficacemente il prodotto in contesti multipiattaforma.

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