MacAdemia è una rubrica dedicata ad analizzare i software in grado di ottimizzare i workflow che caratterizzano la propria attività lavorativa su Mac, iPhone ed iPad. Affronteremo le esigenze principali che possono avere lo studente universitario, il dottorando o il ricercatore, ma più in generale chi usa molto i propri dispositivi in ambito education.

Nel primo appuntamento di MacAdemia vi parlerò di Papers 3, che senza dubbio possiamo definire una essential app per iPad e iPhone. È gratuita e particolarmente indicata per chi è alla ricerca di un software efficace, stabile e semplice da usare per gestire librerie composte da centinaia di journal article, report, file in pdf e book. Papers 3 è disponibile anche per OS X e Windows, oltre a disporre di una web app utilizzabile tramite browser, la quale ha qualche forma di integrazione/sync con le versioni mobile e desktop. Della versione desktop per OS X ce ne occuperemo in un prossimo articolo, oggi parleremo principalmente dell’app per iOS.

Dovendo riassumere le funzioni di Papers 3 posso dire che questa app è un reference manager che consente di organizzare la propria libreria di articoli in collezioni, di leggerne il testo ed evidenziare e annotare il contenuto e di esportare o condividere le note. L’applicazione a partire dall’icona si presenta con una interfaccia ben curata e molto minimal. Come è possibile notare dalla home, il bianco predomina e l’unica nota di colore proviene dai contorni delle icone e dalla barra in alto. Questo design flat si fa molto apprezzare e non appesantisce minimamente la lettura.

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Sul mio iPad mini 4 l’app è molto veloce, ma non dovreste avre problemi anche su dispositivi di generazioni precedenti, a patto di non possedere file di dimensioni esagerate. Nella schermata di avvio sono disposti i controlli principali e tutti i nostri articoli visualizzati in griglia. Sulla barra in blu sono presenti a sinistra il campo per filtrare i contenuti utilizzando testo libero e a destra un menu in grado di ordinare i nostri articoli in maniera crescente/decrescente in base alla data di importazione/pubblicazione/ultima lettura, per autore, per rating (interno), e alfabetico per journal o titolo. Al centro abbiamo la nuvola per il download degli articoli. La home dell’app è dotata di un pannello con vista stile coverflow, che riepiloga quello che abbiamo consultato nella giornata.

Come creare la nostra libreria

Aprendo il pannello impostazioni dalla schermata home di Papers 3 possiamo definire il metodo di sincronizzazione. Esistono due diverse opzioni:

  1. Mettere in sync l’app per iOS con l’applicazione in versione desktop su rete locale. In questo caso, dopo aver acquistato anche la versione desktop, dalle preferenze di entrambe le app effettuaiamo il paring quando connessi alla stessa rete locale. Sfioriamo sync su iOS e trasferiamo i contenuti.
  2. Dropbox. Sotto la voce settings nella pannello Syncing vi è un sottomenu dedicato a dropbox, che va configurato con username e password. Qui possiamo scegliere se scaricare in automatico i file oppure richiederli al bisogno. A questo scopo serve anche l’icona cloud al centro. Dopo aver configurato dropbox basta aggiungere i nostri papers lato computer nella cartella dedicata e ce li troveremo sull’app mobile.

Possiamo anche utilizzare il metodo manuale: “apri con > Papers 3” all’interno di iOS quando vogliamo importare un file. Dallo stesso pannello vi è la possibilità di configurare un proxy istituzionale e di importare la libreria delle versioni di Papers 1.

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Collezione e catalogazione

Papers 3 è molto flessibile nell’organizzare i file. Le collezioni sono delle cartelle all’interno delle quali manualmente collochiamo gli articoli. Alle collezioni si accede usando l’icona della cartella posta in in alto. Toccando + possiamo creare una nuova collezione denominandola a piacimento. Sfiorando la stella esploriamo la nostra libreria in base alle keyword degli articoli, le etichette colorate o il rating. Tutti questi dettagli possiamo editarli dal pannello info del singolo articolo. Sfiorando invece la figura d’uomo si effettua una ricerca per autore, mentre con l’icona a forma di libro per fonte di pubblicazione. Per velocizzare la ricerca è anche possibile filtrare le keyword, l’autore e la fonte.

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Papers 3 nella sua versione on line è un web app accessibile via browser. È ancora molto acerba, ma in alcuni contesti utile per condividere i nostri articoli e generare reading list condivise. È interessante quando più persone lavorano allo stesso progetto e vi è la necessità di avere sempre sotto controllo le fonti.

Ricerca e matching

Entrambe caratteristiche che sono il punto di forza di questa categoria di app. Sfiorando la lente di ingrandimento segnata con +, richiamiamo la barra di ricerca, dove immetere il testo. La ghiera ci consente di selezionare i motori di ricerca e i database. Alcuni di essi richiedono un abbonamento, quindi se non siete iscritti non spuntateli per evitare avvisi ad ogni ricerca.

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Non appena iniziamo a digitare, il menu a comparsa consente di utilizzre la parola o la frase inserita per affinare la ricerca. Ad esempio per titolo anno, journal, autore e multipli autori. Io generalmente copio il titolo dall’articolo, lo definisco come tale, gli associo l’autore - anche solo il primo - ed effettuo la ricerca.

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Usando le keyword “Porter”(1au) e “The competitive advantage of Nations”(Ti) otteniamo questi risultati.

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I risultati di ricerca mostrano due possibilità: import e open. Open fa riferimento ad un elemento che risiede nella nostra libreria ed è già accoppiato con i metadati corretti. Import, invece, si riferisce a contenuti che non abbiamo in locale. Toccando import possiamo “solo” importare la reference e salvarla. Contestualmente la pagina web di riferimento del contenuto viene salvata. Se invece utilizziamo una connessione dell’università (anche tramite VPN) e l’ateneo ha sottoscritto l’abbonamento a al journal che ha pubblicato quell’articolo, il download del file si avvia in automatico. Dai records possiamo leggere l’abstract dell’articolo.

Per il matching il software usa la stessa logica. Per prima cosa è bene sapere che molti articoli, soprattutto se pubblicati negli ultimi anni, portano con sé metadata. Infatti non appena caricati, il software li riconosce e mostra le informazioni bibliografiche corrette a prescindere dal titolo del file. Se il processo non avviene in automatico è necessario seguire i seguenti step: 1) tap su di un articolo privo di match; 2) clic sul pannello info; 3) tap su match; 4) eseguire la ricerca nella barra usando titolo e autore per individuare le info corrette; 5) tap su match quando trovata il records corrispondente. Alternativamente attraverso il lettore integrato selezioniamo il titolo e sfioriamo match dal menu a comparsa. Il testo selezionato diventa la nostra query di ricerca.

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Citation e Reference

Quando si hanno grosse librerie di articoli, procedere al matching di tutti è un lavoro un po’ lungo, ma rappresenta un attività salva tempo per il futuro. Dalla scheda info dell’articolo sfiorando il tasto di condivisione possiamo copiare le informazioni bibliografiche e incollarle in qualunque tipo di documento che stiamo scrivendo. Questa funzione è molto valida perché consente di copiare il riferimento all’articolo, sia come in-text citation (autore, anno) oppure la reference per esteso. Inoltre dallo stesso menu possiamo aprire il file in un altra app, condividere sui social (Facebook e Twitter) o inviare per email la pubblicazione.

Leggi, highlight e prendi nota

Paper 3 ha un lettore di pdf integrato molto fluido e preciso. Dispone di strumenti di annotazione classici, come evidenzia, sottolinea, penna, cerca in locale e on line e definisci (dizionario). Lo strumento note è la vera chicca di questo lettore pdf, infatti tiene traccia per pagina di tutte le sottolineature che effettuiamo. Queste ultime sono consultabili sfiorando il segnaposto in basso a destra. Dal pulsante di condivisione esportiamo le note come file di testo. Questa funzione è particolarmente utile quando si deve fare una review della letteratura e si ha necessità di esportare in automatico tutto quello che abbiamo evidenziato con riferimento per pagina. Sfiorando il segnaposto possiamo anche leggere tweet connessi all’articolo in primo piano (non è chiaro in base a quali regole vengano selezionati) o possiamo visualizzare una lista di articoli connessi al tema. Da notare che la numerazione delle pagine segue quella del journal su cui è pubblicato e non una numeraziona da 1 in poi.

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Conclusione

Complessivamente Papers 3 è una ottima app per iOS. È ben fatta e pratica per chi vuole gestire i propri articoli in maniera efficace e avanzata, godendo dei benefici di una libreria più organizzata, di note collocate per pagina e dell’esportazione di citations e references in via automatica, il tutto usando un’unica app gratuita. Tuttavia ha delle limitazioni, che spero vengano colmate con i prossimi aggiornamenti. Ad esempio manca il supporto alla Split View di iOS 9, il pannello sync non si vede correttamente in modalità portrait, manca un backup online della libreria, non segnala la progressione di download degli articoli in sincronizzazione, mancano delle statistiche sulle citazioni e, infine, non è previsto un riconoscimento automatico né delle citation né della bibliografia contenute nell’articolo che ci consenta di visualizzare con un pop up info minime sulla reference, di poter avviare una ricerca immediata o di prenderne nota. Papers 3 è disponibile gratuitamente e richiede iOS 7 per poter essere installata. È compatibile a partire da iPad 2, iPhone 4 e superiori.

PRO
+ Bella interfaccia
+ App universale
+ Buona implementazione su iPad
+ Semplicità d’uso: in pochi gesti si riesce a fare tutto
+ Efficace metodo di catalogazione gestione dei contenuti
+ Strumento di highlight e note preciso, fluido e avanzato
+ Non companion app
+ Gratuito.

CONTRO
Nulla di rilevante

DA MIGLIORARE
| Manca supporto per la Split View
| Manca una indicazione sul progresso dei download in corso
| Statistiche sulle citazioni
| Sarebbe utile un riconoscimento automatico delle citation e della bibliografia