Nelle ultime settimane ho parlato più volte dei problemi che ho incontrato con Mail su OS X. Il mio uso è un po' atipico, perché ho oltre 10 caselle e 100 regole con una complessa struttura di cartelle, ma fino a Mavericks tutto filava liscio. Qualche difficoltà l'ho avuta già con Yosemite, ma la situazione è peggiorata con El Capitan, al punto che diverse email sparivano senza passare da indesiderata o dal cestino. Mail che pochi istanti prima avevo regolarmente visto su iPhone e che poi si volatilizzavano completamente dopo l'attivazione del client su OS X. Questo è solo uno dei problemi che mi ha spinto a testare altri client e, infine, ad usarne due in parallelo riducendo notevolmente il carico di entrambi (parlerò anche di queso in un prossimo articolo). Come ho già anticipato, durante il mio percorso fino alla stabilizzazione – che alla fine ho ottenuto – ho imparato diverse cose, la prima delle quali è l'utilità della reindicizzazione di Mail quando questo sembra bloccato e non riesce a ricevere nuova posta. Oggi vi parlo di un altro aspetto che è stato per me determinante e che riguarda Gmail.

La maggior parte di voi saprà sicuramente che nelle impostazioni della posta di Google si può impostare il recupero dei messaggi tramite POP3 di un'altra casella, anche da provider esterni e domini di nostra proprietà. Ciò può essere molto utile per semplificarci la vita, in quanto configurando in un client solo l'indirizzo Gmail possiamo leggere anche la posta di vecchi account che non usiamo più, ma che vogliamo comunque monitorare perché collegati ad alcuni servizi o per chi ci scrive ancora lì non conoscendo la nuova email. Questa funzione diventa ancora più interessante se accoppiata alla possibilità di aggiungere altri indirizzi di nostra proprietà per l'invio di messaggi. Facendo entrambe le cose, infatti, si può usare Gmail non solo per recuperare la posta da un'altra casella, ma anche per rispondere alle mail che si ricevono su questa con la stessa email. Queste due operazioni si eseguono dalla pagina web di Gmail accedendo alle "Impostazioni / Account e importazione":

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Grazie all'opzione "Rispondi dallo stesso indirizzo al quale il messaggio è stato inviato", l'uso delle due caselle diventa completamente automatico, perché sarà Gmail ad impostare l'indirizzo giusto nel campo "da". In pratica chi ci si scriverà sulla casella di posta "vecchia" riceverà una risposta dalla stessa, mentre noi avremo in realtà usato solo Gmail. Il campo di applicazione di questo sistema di alias (anche se alias proprio non sono se le email fanno parte di diversi domini) è molto vasto ed io ho scelto di utilizzarlo per un motivo diverso da quello prospettato inizialmente. Non ho infatti recuperato una casella di posta vecchia e scarsamente utilizzata, ma quella mia personale sul dominio di SaggiaMente. Per qualche ragione questa non andava d'accordo con Mail su OS X e si bloccava frequentemente nella ricezione. Non ne ho capito il motivo, anche perché le altre caselle sullo stesso dominio funzionano regolarmente, per cui ho deciso di "virtualizzarla" completamente ed usarla solo tramite Gmail. Questa operazione ha avuto anche un altro beneficio, ovvero quello di alleggerire il carico del client di posta, che ora ha una casella in meno da controllare (ed altre 6 le ho spostate su un secondo programma).

Qui devo fare una piccola precisazione: inizialmente ho usato il sistema di recupero delle email dall'altro indirizzo tramite l'opzione di controllo della posta da altri account POP3 (che vedere in basso nell'immagine superiore), così da archiviare in Gmail tutte le vecchie email. Ci sono voluti un paio di giorni (e ho scelto l'opzione di cancellazione dal server originale per svuotarlo), ma successivamente ho disattivato questa opzione ed attivato sulla casella esterna un forward (ovvero un inoltro) direttamente su Gmail. Ho preferito questa seconda strada perché il recupero da account POP3 può essere un po' lento e non ha un timing definibile manualmente dall'utente (del tipo: controlla ogni tot minuti). Va benissimo nel caso si stia creando il tutto per vecchie caselle non prioritarie, ma avendo io virtualizzato una email importantissima per la mia attività, avevo bisogno di aggiornamenti in tempo reale. E solo questo secondo sistema sembra garantirli.

Sistemato il tutto su Gmail rimane però un problema: come avere un sistema altrettanto trasparente su OS X e iOS? Come, cioè, utilizzare l'email virtualizzata (uso questo termine probabilmente improprio ma che pare calzante) anche all'interno del client email nativo su Mac ed iPhone? La soluzione c'è e non è neanche troppo complicata.

Impostare un alias Gmail su Mail di OS X El Capitan

Accedendo alle Preferenze di Mail (⌘,) e poi al pannello Account, bisogna selezionare la casella di posta Gmail ed andare su "Informazioni account". Qui si troverà, subito sotto la descrizione, un campo "Alias". Cliccandoci sopra si può scegliere "Modifica alias", aggiungendo qui l'indirizzo "virtualizzato" impostato precedentemente su Gmail.

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Da questo momento in poi, Mail si comporterà esattamente come il client web di Gmail, andando ad impostare automaticamente la casella giusta nelle risposte e consentendoci di usare due indirizzi con un unico setup.

Impostare un alias Gmail su Mail di iOS 9

Su iPhone (o iPad, ovviamente) la questione è leggermente più macchinosa, ma comunque realizzabile in pochi passaggi. La prima cosa da fare è andare nelle Impostazioni / Posta e cancellare il precedente account di Gmail (ma leggete anche il paragrafo successivo prima di farlo). Questo andrà infatti riconfigurato da capo, ma utilizzando il setup manuale scegliendo "Altro" nella maschera di aggiunta.

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A questo punto si dovranno inserire i dati dell'account Gmail, specificando imap.gmail.com come server per la posta in arrivo e smtp.gmail.com per quella in uscita. Come si noterà nel passaggio successivo, con questo metodo non si potranno più sincronizzare contatti e calendari, quindi, se li utilizzate, dovrete creare una seconda configurazione standard di Gmail attivando solo questi ultimi (oppure potete evitare di cancellare la vecchia impostazione della casella disattivando solo la ricezione della posta). Terminata la procedura si deve rientrare nelle impostazioni dell'account di posta appena creato e cliccare sull'indirizzo email. Da qui si aprirà una schermata in cui è possibile aggiungere l'alias della casella virtualizzata.

ios9-new-alias-gmail

Anche iOS, come OS X, si preoccuperà da solo di utilizzare l'indirizzo giusto per le risposte, dandoci la possibilità di utilizzare la seconda casella in modo del tutto trasparente. Avremo comunque la possibilità di selezionare quella predefinita per i nuovi messaggi.

Uso questo sistema ormai da qualche settimana e non ho avuto alcun problema: è solido sia nell'implementazione lato server di Google che in quella dei client Mail di El Capitan ed iOS 9. Personalmente mi ha risolto un bel problema, anche se sicuramente non comune, però sono certo che il tutto possa risultare molto utile in diverse situazioni. L'impiego più banale è quello di poter recuperare caselle un po' in disuso senza il minimo sforzo, sia di configurazione che di uso dei client di posta, ma può essere utile anche per chi, come me, ha delle caselle su domini di propria appartenenza che non offrono un'efficienza paragonabile a Gmail, soprattutto nella consultazione via web. Un altro vantaggio di tutta l'operazione, infatti, è che anche da un comune browser avremo la posta delle caselle virtualizzate sempre disponibile operativa.