Download! Nel bel mezzo di una ricerca questa parola sembra essere un mantra, specialmente quando troviamo un articolo interessante, un video illuminante, un libro da scaricare o qualunque altra cosa possa essere inerente e meriti una valutazione successiva. La maggior parte degli utenti Mac usano Safari per navigare e scaricare materiale da internet, ma questo ha il limite di non far scegliere la cartella di destinazione per ogni download (cosa che invece fa Chrome). Anche se Safari mette a disposizione il comando "Scarica documento collegato col nome" raggiungibile con il tasto destro su di un link, questa opzione non è valida sempre ma solo quando il link punta ad un download diretto.

Nel corso di questo appuntamento di MacAdemia cercheremo di rispondere a questa domanda: come evitare di accumulare diversi GB all'interno della cartella Download e allo stesso tempo provare a mantenere un ordine smistando i contenuti in base ad un criterio di appartenenza a questo o a quell'altro tema?

Una "pulizia accurata", sebbene periodica, non è sufficiente a soddisfare entrambe le necessità. Per avere la certezza di aver tutto in ordine e facilmente reperibile, in modo da passare in rassegna il materiale con calma in un secondo momento, dobbiamo isolare i contenuti quantomeno per aree di riferimento. Più semplicemente, non mischiare il libro che ancora devo leggere con il fantastico software da provare, il tutto in mezzo a quegli articoli che mi servono per la relazione che sto realizzando e le slides che un collega mi ha appena inviato per email. Questi sono solo alcuni esempi di come la cartella Download sia palesemente messy. Cercando una soluzione a questo problema, ho pensato di usare Automator e le sue "azioni cartella". Si tratta di un metodo semplice ma sufficientemente valido e, soprattutto, completamente gratuito. Seguendo questa guida utilizzeremo una sola "Azione Cartella" in grado di generare due metodi (alternativi) di organizzazione dei contenuti. La prima cosa che voglio chiarire è la distinzione tra i due metodi. Il primo metodo è basato su cartelle tradizionali già presenti sul Mac oppure create all'occorrenza in base alle esigenze. In breve scarico un file e so già dove salvarlo, ad esempio tra i miei documenti. Il secondo metodo invece si basa su una sorta di tag che andremo ad aggiungere come suffisso al nome del file. Tutti i file con lo stesso suffisso saranno poi raccolti con le smart folder. Questo secondo metodo è indicato quando non si ha ben chiaro dove salvare il file appena scaricato. Personalmente uso il primo metodo quando scarico dei file riconducibili a dei progetti già in essere, per i quali ho creato – oppure creo all'occorrenza – delle cartelle. Il secondo metodo invece quando trovo qualcosa in rete che potrebbe servirmi ma al momento non so dove mettere. Vediamo nel dettaglio come funziona il tutto.

Creiamo "Azione Cartella"

Avviamo Automator e selezioniamo "Azione Cartella". Nella finestra principale del software a sinistra abbiamo le azioni disponibili organizzate in base ad aree e nella barra in alto la cartella che deve eseguire l'azione. Le "Azioni Cartella" sono flussi di lavoro collegati ad una cartella nel Finder e che vengono richiamati automaticamente all'aggiunta di nuovi file.

azione cartella safari automatorPer prima cosa impostiamo la cartella che deve eseguire l'azione che andremo a costruire. In questo caso scegliamo la cartella Download (o altra che avete impostato di default nelle preferenze di Safari) usando il menu dropdown posto nella barra in alto di Automator.

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Il secondo step è la scelta delle azioni che saranno eseguite in sequenza e per funzionare il tutto dobbiamo rispettare l'ordine. Sotto la home ho creato una cartella INBOX come contenitore temporaneo, potete anche metterla altrove se siete molto rispettosi della vostra home, oppure non crearla affatto e selezionare una cartella già esistente come Documents. L'importante è che non creiate INBOX sotto Download e che non scegliate Download come destinazione perché creerebbe un loop infinito.

Dalla lista di sinistra posizioniamoci su File e Cartelle e trasciniamo in sequenza le azioni "Sposta elementi del Finder" e "Rinomina elementi del Finder" (potete usare la barra di ricerca per trovarli subito). In questo modo le due azioni saranno in sequenza. Aggiungendo la rinomina, Automator ci mostrerà un avviso suggerendo di eseguire anche una copia. Nel nostro caso sarebbe un errore, perché invece di semplificare ci troveremmo con file doppi, quindi clicchiamo sul pulsante "Non aggiungere".

automator-non-aggiungere-copia

Riguardo alla prima azione, nel menu dropdown dobbiamo selezionare la cartella temporanea in cui spostare i file prima della rinomina. È un passaggio importante perché cambiandone il nome direttamente in Download si riattiverebbe l'azione, in quanto verrebbe identificato come nuovo file. Come già anticipato io ho creato una INBOX nella home ed ho selezionato quella, voi potete selezionare il percorso che preferite, potenzialmente anche Documenti. Dal menu opzioni mettiamo un segno di spunta su "Mostra questa azione quando il flusso di lavoro è in corso". Questo si rivelerà utile nel caso in cui scaricheremo file di grandi dimensioni che richiedono del tempo prima di completare il download (più avanti spiegherò come agire). La seconda azione, invece, consente di personalizzare il modo in cui rinominare il file dopo che è stato spostato. Consiglio di scegliere dal menu "Assegna un nome a un elemento" e sotto "Solo nome di base", più avanti vedremo cosa cambia. Anche per questa azione, nel pannello opzioni dobbiamo spuntare "Mostra questa azione quando i flusso di lavoro è in corso".

automator-azione-cartella-inbox

Dopo aver fatto tutto ciò possiamo cliccare sul nome dell'azione "Senza titolo" ed assegnarne uno che preferiamo. Salviamo, anche sulla cartella iCloud, e l'azione è pronta. Essa ci permetterà di personalizzare il percorso di download ed il nome del file scaricato tramite Safari. Non vi fornisco il link all'azione già pronta perché per qualche ragione Automator vuole che sia realizzata direttamente in locale, altrimenti non funziona correttamente. Comunque i passaggi sono pochi e semplici.

automator-rinomina-azione

Usiamo l'Azione Cartella

L'"Azione Cartella" si compone di due momenti. Il primo è la scelta della cartella di destinazione del file scaricato, il secondo invece consente di rinominare il documento. Al momento in cui scarichiamo un file, questo viene aggiunto come sempre alla cartella Download. Dopo qualche secondo nella barra dei menu appare una ghiera che gira ad indicare che l'azione cartella è in esecuzione. Contestualmente una finestra a schermo ci invita a specificare dove salvare il file. Se il file è di grosse dimensioni l'azione si avvia a download non ancora ultimato e se proseguiamo danneggiamo il file. Consiglio quindi di annullare il processo nell'attesa del completamento. A download terminato, infatti, l'azione riparte in automatico. Con la prima finestra possiamo scegliere una cartella specifica in cui salvare il file (possiamo anche creare una nuova cartella) come mostrato dall'immagine, oppure annullare il processo lasciando il file scaricato nella cartella Download.

personalizzare cartella download safari

Una seconda finestra si prende in carico il completamento dell'azione. In questo caso si tratta di definire il nome del file. Se vogliamo rinominarlo scegliamo "Assegna nome a un elemento" e "Solo nome di base". L'esempio mostra un'anteprima del risultato finale. Le xxx alla fine del nome indicano che l'estensione non verrà modificata. Se invece vogliamo lasciare il nome invariato basta cliccare su annulla. Il file si trova con il nome originale nella posizione di download specificata nell'azione precedente.

rinomina file download safari personalizzato

L'immagine sottostante mostra il file nella sua destinazione finale con il nome scelto.

Automator download destinazione personalizzata e rinominato

Metodo alternativo

In apertura del post vi avevo accennato di un uso alternativo di questa "Azione Cartella". La stessa può essere impiegata per aggiungere una sorta di tag come suffisso al nome dei file per i quali non abbiamo una cartella specifica di destinazione, perché magari fanno riferimento ad una area tematica, ad un progetto o ad un tema generico. Il primo passaggio rimane invariato e cioè scarichiamo il file e spostiamolo con la prima azione nella cartella INBOX o altra cartella a piacimento e clicchiamo su continua; nel secondo passaggio, invece di lasciare l'azione come di default nella finestra, dal menu dropdown scegliamo "Aggiungi testo" e "Dopo il nome". Con questo metodo siamo liberi di inserire del testo. In questo caso, poiché ho scaricato un articolo, ho scelto di aggiungere @academic. Avrei potuto mettere un nome più preciso nel caso in cui il file fosse collegato ad un progetto in particolare: @projectABC, ad esempio.

Aggiungere tag automator download safari

Perché inserire @qualcosa nel nome del file? Aggiungendo questo suffisso possiamo utilizzare le cartelle smart di OS X per aggregare in automatico tutti i file che abbiamo rinominato in quel modo, senza doverli cercare nel marasma della cartella Download. Inoltre all'interno della cartella smart possiamo ordinare per data tutti i file inerenti lo stesso argomento.Smart_folderL'azione ha un suo lag naturale di qualche secondo prima di avviarsi. Ricordo che se il file è di grosse dimensioni l'azione si avvia in automatico ma danneggia il file temporaneo – quindi il download – se gli viene data esecuzione, per cui dovete sempre annullare il primo processo nell'attesa del completamento del file se questo è di grosse dimensioni. A download ultimato l'azione riparte in quanto il file temp viene sostituito da quello definitivo, generando appunto un nuovo input. È lo stesso motivo per cui abbiamo dovuto usare una cartella aggiuntiva invece di rinominare direttamente dentro Download.

Questa azione cartella mi soddisfa moltissimo in quanto il processo è molto fluido e flessibile nell'uso e non comporta nessuna perdita di tempo. Lo uso costantemente perché consente di specificare il percorso dei download in Safari, rendendo possibile anche rinominare i file. Inoltre se vogliamo lasciare il file nella cartella Download, perché lo elimineremo da lì a breve, possiamo cliccare su annulla al primo messaggio e in questo modo l'azione non prosegue. Ritengo che possa rappresentare una valida alternativa a software più complessi e a pagamento.