Sono da tempo alla ricerca della soluzione ottimale per gestire la mia lista di todo, lavorativi e personali. Ho provato molte applicazioni free che definirei “simpatiche”, come TaskMate, Anxiety, EtreTask, CheckOff, DoIt. Se non avete una grande mole di dati complessi da gestire, già queste fanno più o meno il loro dovere. Anche se a quel punto, per un semplice ToDo, preferisco usare gli eventi o le attività di iCal.

Per questo ero alla ricerca di un buon ToDo manager, completo, complesso ed al tempo stesso immediato e semplice da usare. Ho provato anche Evernote, però la versione gratuita ha troppe limitazioni e quella a pagamento necessita di un canone annuale (cosa che odio). Tuttavia questa risulta un’applicazione veramente flessibile e che funziona su qualsiasi piattaforma, compresi iPhone / iPad.

Con un po’ di ricerca, sono poi approdato su Things, di Cultured Code.

L’applicazione ha vinto parecchi premi ed ha ricevuto sempre voti altissimi nelle recensioni più autorevoli, pertanto ho voluto provarlo. Dopo qualche settimana vi posso dire che questo è uno strumento “quasi” perfetto e che molto probabilmente lo diverrà a breve. Ma procediamo con ordine.

Quello di cui avevo bisogno io, così come credo chiunque altro necessiti di un ToDo manager, era uno strumento con una interfaccia chiara, con delle scorciatoie veloci per creare note al volo, avendo la possibilità di agganciare a queste ultime immagini, link, email e quant’altro. Il tutto organizzato per gruppi (lavoro, personale, etc..) e progetti, possibilmente con tag per una ricerca veloce. E infine avere tutto sincronizzato tra i miei Mac e l’iPhone. Things ha reso possibile tutte queste cose, tranne la sincronizzazione in tempo reale tra diverse postazioni… anche se con un “ma”.

Iniziamo dall’interfaccia. Per questioni di privacy non vi posso far vedere una istantanea della mia installazione, dal momento che dovrei oscurare troppe cose e risulterebbe poco comprensibile, perciò ragioniamo su quella a disposizione sul loro sito.

Ragionando in senso inverso, partiamo dalla fine: in basso a sinistra vedete le aree (Areas) ognuna di queste può contenere più progetti (Active projects) che possono contenere numerose attività. Il bello di questa organizzazione è che si può catalogare veramente di tutto. Per fare un’esempio io ho un’area che si chiama SaggiaMente, che contiene un progetto Contest, dove di volta in volta mi segno quelli chiusi, quelli aperti, quelli futuri. È questa è solo una possibile catalogazione.

Nell’area Focus in alto, si può tenere facilmente sott’occhio le attività programmate per oggi (Today), quelle prossime (Next), quelle lontane ma già schedulate (Scheduled) e quelle che a cui ancora non abbiamo assegnato una data o scadenza (Someday). La cosa comoda è che si può passare un evento da un stato all’altro con un semplice drag&drop, oppure con l’ausilio delle icone in basso.

Mentre aggiungiamo eventi è buona norma assegnargli dei tag o parole chiave. Quelle più usate appaiono poi automaticamente nella parte superiore (nella grafica vedete evidenziato il tag Home) e basta un clic per vederle elencate in ordine di data. Devo dire che ho trovato tutta la logica molto intuitiva ed il software pratico, potente, ma allo stesso tempo semplice. Tra le opzioni di sincronizzazione troviamo quella per iCal e quella per la versione iPhone/iPad del programma. Things infatti è già disponibile per tutte e tre le piattaforme.

Veniamo ora all’unico tasto dolente che ho riscontrato ed al colpo di scena finale. Una volta definito che il software faceva al caso mio, ho tentato una sincronizzazione tra due postazioni: casa/ufficio. Per farlo mi sono servito dei link simbolici e di uno storage di rete. Ho così spostato l’intero database di Things, su una cartella creata nello spazio di DropBox, il quale è accessibile anche dagli altri miei computer. Per chi non sapesse come procedere, la stessa Cultured Code ha pubblicato un articolo dettagliato sul suo WiKi: DropboxSync.

Tuttavia la cosa non ha funzionato come sperato. Il problema è che Things staticizza i dati nel database, solo al momento della chiusura. Il che significa che se apro il software su due Mac agganciati allo stesso archivio, verranno memorizzate solo le modifiche dell’ultimo che chiude l’applicazione. E se aggiungo qualcosa su una postazione mentre il software è in esecuzione sull’altra, i dati non vengono automaticamente aggiornati. Insomma, la cosa risulta assolutamente inutilizzabile in sincrono senza perdere dati, l’unica alternativa è chiudere l’app da una parte ed aprirla dall’altra.

Sconfortato dal problema ho contattato l’assistenza tecnica, la quale mi ha dato una ghiotta anticipazione. Esiste una pagina in cui gli sviluppatori tengono aggiornati gli utenti dell’attuale stato di avanzamento del progetto. Colpo di scena: proprio qui si evince che la funzione richiesta, denominata Cloud Sync, è già in fase beta e che sarà rilasciata con un prossimo aggiornamento nel corso del 2010.

Conclusioni
Ho trovato in Things quello che cercavo. Durante il lavoro frenetico, mi basta una combinazione di tasti (configurabile) per creare al volo un nuovo evento. Poi appena ho un secondo di tempo organizzo e pianifico le attività così inserite nella Inbox temporanea, programmandole nel tempo. Gli eventi schedulati si sincronizzano con iCal e mi fanno ricevere quindi i relativi avvisi. Se riesco a terminare le attività del giorno, apro la schermata principale e pesco in “next” qualche attività futura sulla quale iniziare a studiare. Tutto semplice, veloce e funzionale. Spero che venga rilasciato a breve il Cloud Sync, così da poter superare anche l’ultimo scoglio: la sincronizzazione.

Costi
39,99€ meritati. A fronte della spesa i trovate con un software che vi permette di organizzare le attività, lavorative e non, con una semplicità imbarazzante. Consiglio di scaricare e valutare la trial, che trovate sul sito del produttore.

PRO
Interfaccia semplice e ben organizzata
Possibilità di raggruppare gli eventi in progetti e aree
Organizzazione e ricerca veloce per tag
Disponibile anche per iPhone/iPad con sincronizzazione
Interamente integrato con Spotlight per le ricerche

CONTRO
Sarebbe preferibile una localizzazione italiana

CONSIDERAZIONI
Aspetto con ansia il Cloud Sync!

Vi lascio con un video che ne illustra il funzionamento…