Bastano pochi mesi per accatastare pile di documenti in qualche angolo della nostra casa. Io conservo quasi tutto: bollette, lettere, scontrini, fatture, libri, riviste. E poi per il lavoro archivio montagne di altro materiale: comunicazioni, documenti, etc..

Se siete persone organizzate e precise, adorerete immediatamente iDocument. In una interfaccia semplice ed assolutamente integrata ed in linea con l'ambiente del nostro Mac, IcyBlade ha inserito una potente e flessibile gestione documentale. Il meccanismo è molto semplice, basta un drag&drop per archiviare un documento e poi assegnargli specifici tags (etichette) o una descrizione. Il tutto è catalogabile in collezioni, cartelle e sottocartelle; e ricercabile per tag, titolo, descrizione, autore, tipo di file e via discorrendo.

Essendo indirizzato verso la gestione documentale, iDocument non accetta proprio ogni tipo di file. Ad esempio non potrete inserire al suo interno degli archivi zip o delle immagini. Sono invece accettati pdf, doc, pages, excel, numbers, keynote, txt, rtf, etc.. Se avete un minimo di confidenza con il Mac e con strumenti come Anteprima, saprete però che praticamente ogni tipo di documento può essere trasformato in PDF.

Come prima cosa dal momento che ho voluto usare iDocument come strumento principale per l'archiviazione di numerosi documenti cartacei di cui mi sono voluto sbarazzare, ho pensato alla sicurezza dei dati. Due possibilità mi hanno reso particolarmente felice. La prima è quella di poter personalizzare il percorso dell'archivio. In questo modo ho potuto spostare il tutto su DropBox avendo un duplice vantaggio: backup continuo dei dati ed accesso dagli altri miei Mac.

La seconda è quella di poter bloccare alcuni documenti con password. Ho preferito questa possibilità rispetto a quella di criptare l'intero archivio, perché permette di avere accesso più semplice e veloce ai documenti non riservati, ma maggiore privacy su quelli sensibili. Ho protetto ad esempio la scansione della carta di identità e della patente ed ho potuto verificare che vengono proprio criptati i file sul disco, quindi si ha la sicurezza che anche sapendo aprire l'archivio del programma, non si potrà comunque accedere a tali contenuti.

Come avrete avuto modo di intuire quindi, iDocument crea un proprio archivio contenente all'interno tutti i documenti. Pertanto una volta inseriti nel programma potrete tranquillamente cancellarli dalla loro precedente localizzazione sul disco e, volendo, anche cestinare una eventuale copia cartacea (ovviamente quando possibile).

La libreria è ben organizzata ed oltre alla strutturazione in cartelle (che potete notare sulla parte laterale sotto il titolo "Collections") vi è la possibilità di creare degli Smart Folder con delle regole più o meno complesse. Ad esempio ne ho creata una in cui trovo tutti i documenti in cui vi sono nel titolo o nella descrizione le parole apple o mac e l'ho chiamata "mondo apple".

In una sola cartella ho dunque tutte le fatture, riviste, articoli, documenti che hanno un riferimento al mondo Apple. Inoltre ogni tag utilizzato per etichettare i file, viene organizzato nella parte laterale delle libreria, permettendo di accedere a tutti i documenti correlati con un semplice clic.

All'interno di iDocument funziona anche QuickLook, pertanto dare un rapido sguardo ai file è veramente semplice e veloce. Per chi avesse invece grandi quantità di documenti e volesse una visualizzazione più razionale rispetto alle preview (di dimensione variabile), vi è la possibilità di passare su vista elenco o gruppi.

Se poi a lavoro utilizzate iDocument su più di una postazione di rete, vi piacerà la possibilità di poter mettere in condivisione dei documenti, inviarli ad un altro utente direttamente all'interno del programma, oppure via email.

Conclusioni
Personalmente ho cancellato pacchi di file sparsi tra MobileMe, DropBox, CD e cartelle ed ho potuto cestinare ricevute e scontrini fiscali che tenevo da parte per le garanzie dei prodotti acquistati. Un buon inizio dopo solo due settimane di utilizzo del programma. Ora sta tutto in un unico posto, continuamente "backuppato" su DropBox, accessibile anche dagli altri miei Mac e sicuro per via della crittografia sui documenti più importanti. E quando cerco qualcosa, ci metto veramente un attimo a trovarla.

Costi
Dopo il periodo di prova (che consiglio a tutti) l'applicazione può essere acquistata al prezzo di $49.95 (circa 41€ con lo sfavoreole cambio attuale). Paperless, applicazione sostanzialmente equivalente ma che trovo meno curata, ha esattamente lo stesso costo. Parliamo quindi di un programma giustamente posizionato sul mercato e che non deluderà le vostre aspettative.

PRO
Interfaccia assolutamente MacLike
Semplicissimo da usare (mi sono accorto solo ora che è in inglese)
Crittografia applicabile ai singoli file
Archiviazione completa con Collezioni, Cartelle, Smart Folder ed Etichette
Meccanismi di condivisione in rete

CONTRO
Nulla di rilevante