Usiamo il nostro Mac per lavoro e per svago, creando ed archiviando numerose informazioni. E spesso valutiamo l’acquisto di applicazioni specifiche per gestirle: software per archiviare libri e dvd, altri per le password, altri ancora per le licenze, le fatture e così via in un elenco sterminato. In passato chi aveva buone competenze informatiche spesso era portato a crearsi autonomamente i propri database. In particolare prima del boom di internet e dell’open-source. Nel famoso pacchetto Office di Microsoft, c’è l’altrettanto noto Access. Con questo si riescono a creare, oltre a normali db relazionali, anche delle maschere per l’archiviazione dei dati. Funzioni simili si trovano oggi anche in Base di OpenOffice.org, ma richiedono sempre un bel po’ di dimestichezza con le basi dati e producono risultati decisamente non in linea con gli standard grafici a cui noi utenti Mac siamo abituati.

Un’ottima soluzione è fornita dallo storico FileMaker pro, disponibile sia per Mac che per Windows. Ma si tratta di un prodotto particolarmente vasto e dedicato ad un pubblico di professionisti. Da qualche tempo però la stessa azienda ne ha realizzato una versione semplificata denominata Bento (39,95€).

La forza di questa applicazione è che permette di avere la potenza di un database relazionale con un’interfaccia e la semplicità degne di un Mac. Quando si avvia per la prima volta Bento vi si trovano già all’interno i nostri dati di Rubrica Indirizzi, iCal ed iPhoto.

Da qui si evince un suo importante punto di forza, ovvero la perfetta ingrazione con le applicazioni native del Mac. Pertanto ogni modifica che faremo ad un dato all’interno di Bento, verrà immediatamente riportata nell’applicazione corrispondente (e quindi anche sul servizio MobileMe, se attivo). Ogni libreria (elencate sulla sinistra), può essere personalizzata nell’aspetto utilizzando uno dei numerosi temi disponibili:

e vi si possono aggiungere i campi che si desiderano, spaziando da semplice testo, elenchi, file, immagini, griglie di dati, email (da prelevare da Mail), etc..

Potremmo quindi estendere anche la semplice Rubrica o iCal associando ad ogni elemento dati aggiuntivi. Inutile sottolineare che tali dati, se non presenti nell’applicazione nativa, non saranno sincronizzati con MobileMe.

Oltre alle librerie di default (in questa versione è stata aggiunta l’integrazione con iPhoto) se ne possono creare di nuove, partendo da zero oppure scegliendo tra un folto numero di template, che coprono già numerose esigenze:

Ma la grande forza di Bento è sicuramente la vasta ed attiva community online. Con una veloce ricerca sono riuscito a trovare ed aggiungere i seguenti template:

• Usernames & Password (per archiviate tutte le login)
• Software Licenses (dove memorizzare tutte le chiavi di licenza delle applicazioni acquistate)
• Gestione Contatti e Clienti (con contatti, clienti, ricevute, pianificazioni di vendita)
• WebMaster FTP Records (per archiviare i dati di accesso di tutti i siti web gestiti)

E se ne trovano moltissime altre! Inoltre una volta realizzato un template personalizzato, potrete anche condividerlo online, aiutando magari un altro utente dall’altra parte del mondo.

Ogni libreria può essere lavorata in vista icone o griglia e permette anche l’importazione e l’esportazione dei dati da sorgenti esterne, come un foglio di lavoro di Excel o Numbers.

Non meno interessante la possibilità di sincronizzare tutti i dati con l’app per iPhone (link App Store) e quella per iPad (link App Store). Inoltre i dati delle librerie possono essere sincronizzati con un massimo di 5 postazioni di rete, condividendo la libreria con un semplice clic, in modo molto simile ad iTunes:

Conclusioni
Bento 3 porta tutta la potenza dei database alla giusta semplicità per essere utilizzato da tutti. Anche l’utente meno esperto potrà iniziare immediatamente ad essere produttivo utilizzando uno dei tanti template predefiniti o appoggiandosi alla vasta comunità online. Tuttavia con il tempo e per esigenze più specifiche, ci si dovrà sporcare un po’ le mani per personalizzare a dovere i moduli, i dati e l’interfaccia. Tutto è reso piuttosto intuitivo e l’applicazione fortunatamente parla italiano, ma un minimo tempo di apprendimento è necessario.

Costi
Con un minimo impegno e le 39,95€ richieste per l’acquisto di Bento 3, riuscirete a risparmiare molti altri soldi per applicazioni specificatamente finalizzate all’archiviazione ed alla gestione di singole tipologie di dati (cd, film, ricevute, password, etc..). Il prezzo è assolutamente competitivo vista la qualità e l’efficienza del software, dal quale trasuda tutta la potenza di FileMaker pro, ma con una semplicità eccezionale ed un costo irrisorio. Come sempre consiglio di provare prima la trial.

PRO
Interfaccia semplice per la potenza del software
La grande comunità online è una vera miniera di template preconfezionati
Tutta la potenza di un database in un costo irrisorio
Si sincronizza con gli iDevices e fino a 5 Mac in rete

CONTRO
Nelle liste di mail non è possibile creare una regola di importazione automatica
Assenti gli strumenti di reportistica

DA CONSIDERARE
Se gli dedicherete il giusto tempo per imparare a creare i vostri template, Bento potrebbe rendere inutili molte altre applicazioni, facendovi risparmiare un bel po’ di soldi