In un precedente appuntamento di MacAdemia ci siamo già occupati di Papers 3, in particolare della versione per iOS. Questa volta, invece, guarderemo più da vicino la versione per OS X. Papers 3 è un reference manager di buon livello che di certo non gode della fama e della notorietà che hanno software del calibro di EndNote, Mendeley o Zotero, ma senza dubbio si difende bene su tutta la linea ed è disponibile anche per Windows.

Preferenze dell'app

Inizio dalla fine? Sì, ma c'è un perché. Dopo aver installato l'applicazione la prima cosa da fare è accedere alle preferenze e configurare il software. Dal primo pannello definiamo la grandezza del testo su tutta l'applicazione e le impostazioni relative ai suoni ed alle animazioni. Consiglio di disattivarli perché leggermente fastidiosi.

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Nel secondo tab gestiamo il comportamento dell'app rispetto alla nostra interazione con gli articoli al suo interno. Possiamo decidere se segnare automaticamente come letto un file dopo che è stato visualuzzato nel reader; impostare il lettore di default per i PDF, potendo anche optare per per uno esterno. L'ultimo menu serve per definire cosa fare al momento in cui trasciniamo un PDF sull'applicazione, questo può essere importato nella libreria come file (come articolo da leggere al suo interno) oppure solo la reference.

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Nel pannello "Sources" impostiamo il modo in cui il software ci mostrerà gli autori e le fonti. Al fine di velocizzare la ricerca consiglio di formattare l'autore mostrando prima il Cognome e poi il Nome e, in caso di molteplici autori, di mostrarli tutti. Lo reputo più comodo e pratico.

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Il pannello "Access" consente di configurare l'accesso a proxy istituzionali. Questa scelta permette di accedere alle risorse disponibili presso la biblioteca dell'ateneo di riferimento. Personalmente preferisco effettuare ricerche sotto VPN disponendo di due account diversi, quindi lascio vuoti questi campi. Papers 3 con il suo strumento di ricerca integrato gestisce senza intoppi un accesso in VPN, loggando l'istituzione di appartenenza e scaricando il file richiesto regolarmente.

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Nel pannello "Citations" impostiamo lo stile in base al quale verranno formattate le citazioni e le reference, dopo essere state esportate. Il menu dispone di default moltissimi stili ma altri possono essere ricercati e installati all'interno dello stesso. Lo switch on/off attiva Magic Citations, che è una utility per l'inserimento delle citazioni che si integra con alcuni dei più diffusi software di scrittura. Possiamo anche definire una shortcut da tastiera ad hoc per richiamarla.

Papers_3_preferenze_5Il pannello "Sharing" riguarda i social metwork e la configurazione di Papers Online. Attraverso i social condividiamo la reference o una porzione di testo, Papers Online invece è molto comodo nel caso si lavori con altri colleghi su un tema di ricerca comune, perché possiamo creare delle cartelle condivise all'interno delle quali inserire gli articoli e generare reading list. L'account è gratuito.

Papers_3_preferenze_6Alla voce "Sync" troviamo i controlli per sincronizzare la nostra libreria con un iDevice. La sincronizzazione può avvenire in due modi: attraverso rete locale, dopo aver effettuato il pairing; oppure con Dropbox, dopo aver inserito i dati di login. Nel secondo caso la libreria sarà interamente salvata da Dropbox. Quale metodo utilizzare va attentamene considerato prima. Personalmente ho impostato la libreria sul Mac in sync tramite Wi-Fi locale con iPad per evitare continui upload e download su Dropbox. Se volete provare quale metodo vi è più comodo vi consiglio di farlo prima di avere la libreria bella e organizzata, perché negli spostamenti possono succedere degli intoppi e vi è il rischio di perdere alcune impostazioni oltre al lavoro fatto sugli articoli.

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Il pannello "Library" è quello a cui dobbiamo prestare più attenzione. Il primo menu di tipo dropdown consente lo switch tra diverse librerie. Il comando Open in Finder ci permette di montare la libreria come un volume se abbiamo installato Fuse per OS X. Una libreria su Papers 3 può essere creata in due modi alternativi. Possiamo importare il documento lasciando il file nella sua cartella d'origine. Questa modalità è comoda per chi ha poco spazio o ha già i file organizzati in cartelle. In questo caso togliamo la spunta su "Copy files to Papers library folder after import". Alternativamente possiamo copiare una versione del file nella libreria del software e decidere se spostare l'orginale nel cestino oppure mantenerlo. Io preferisco copiare il file nella libreria e lasciare l'originale nella cartella di origine, non avendo problemi di spazio sul disco rigido. Pur generando due copie dello stesso file conservo gli originali senza annotazioni o evidenziature. Tuttavia lo faccio solamente per alcuni articoli, circa il 30%. Sempre dal pannello "Library", qualunque dei due metodi abbiamo scelto, possiamo organizzare la nostra libreria "lato Finder" in base a diversi criteri. Ovviamente nel caso in cui decidiamo di non copiare il file ma di lasciarlo laddove si trova, all'interno delle cartelle della libreria troveremo solo un file info. La cartelle possono essere generate in base a dei criteri e ciascuno di questi elementi in celeste ne rappresenta uno. Questi possono essere riorganizzati a piacimento. Il software, dopo aver riconosciuto l'articolo in base alle informazioni bibliografiche, cataloga tutti gli articoli creando delle cartelle seguendo la stessa struttura. Reputo questa caratteristica molto interessante nel caso in cui volessimo copiare un intera libreria in versione files, prescindendo dal software che usiamo, oppure se vogliamo in automatico organizzare i nostri file in base ad uno dei criteri suddetti. Per accedere a queste cartelle possiamo montare il volume libreria oppure dall'interno dell'app con il tasto destro su un qualunque articolo cliccare su "reveal in finder" e lo localizziamo. Nel pannello "Library" possiamo anche impostare una o più cartelle che vogliamo monitorare e dalle quali importare in automatico. Ad esempio una cartella Dropbox condivisa con colleghi o la cartella download, oppure una cartella smart che filtra contenuti in base a dei criteri di ricerca ad hoc (prossimamente pubblicherò un articolo per mostrare come usare automator per gestire i download ed organizzazione i file per temi). Abilitando questa opzione, non appena un file viene inserito in quella cartella immediatamente viene importato in Papers 3.

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L'immagine sottostante raffigura l'organizzazione della libreria in cartelle in base ai criteri prescelti.

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Dopo aver analizzato in dettaglio le preferenze dell'applicazione passiamo a quelle che sono le sue caratteristiche principali.

Interfaccia e sezioni principali

L'avvio di Papers 3 è molto rapido anche con librerie non proprio snelle, l'interfaccia è pulita, non affollata ed il design abbastanza curato. La barra in alto identifica le 6 sezioni principali dell'applicazione. La prima identificata da una l'ente d'ingrandimento e il segno +, è dedicata alla ricerca degli articoli. Di questo aspetto abbiamo parlato approfonditamente nella recensione di Papers per iPad e il funzionamento alla base è identico, per cui vi rimando a quella. La ricerca è abbastanza veloce, alcune volte non è molto precisa nel restituire la lista dei records ma è da considerare che ci sono moltissime omonimie e criteri, oltre a svariati database nei quali inoltrare le ricerche. Se si ha un po' di pazienza (un paio di tentativi) si trova sempre quello che si desidera.

La seconda sezione è contrassegnata da un raccoglitore. Questo è il tab della libreria dove viene elencata la lista degli articoli. Le colonne consentono di ordinare in modo crescente/decrescente in funzione di diversi criteri (autore, titolo, data di import e di lettura). In questa sezione è necessario fare un focus su quelli che sono gli strumenti a disposizione. Sulla sinistra abbiamo la barra delle cartelle che usiamo per organizzare gli articoli. Possiamo creare cartelle manuali, all'interno delle quali siamo noi a collocare i paper, oppure cartelle smart, cioè associate a delle regole (ad esempio tag, etichetta o autore). A destra abbiamo invece 4 pannelli. Il primo presenta una overview dell'articolo: se riconosciuto mostra le info bibiliografiche corrette. In aggiunta possiamo assegnare delle parole chiave, abbinarlo ad una cartella, dare un punteggio da 1 a 5 e un colore per contraddistinguerlo. Io uso ad esempio il rosso per metterlo in automatico in un collezione smart denominata "To Read" ed il blu per quelli Revisionati, il giallo invece per indicare quegli articoli che meritano una rilettura più approfondita. Il pannello info mostra nel dettaglio tutti i campi della reference, possiamo qui intervenire manualmente se qualcosa non è corretta. Il terzo pannello denominato Note presenta invece tutte le sottolineature che abbiamo fatto nel testo ed è possibile inserire anche una nota principale. L'ultimo pannello Activity mostra un elenco di articoli collegati.

La terza sezione contrassegnata da una stella è dedicata alle nostre keywords, al rating interno degli articoli e alle etichette colorate che abbiamo assegnato ai singoli files. La quarta e la quinta sezione sono autori e sources, rispettivamente indicate dall'icona omino e libro, che consentono di navigare all'interno della libreria per autori o per fonte di pubblicazione e di filtrare la ricerca.

L'ultima sezione è rappresenta dal pannello reader. Lo strumento di lettura dispone dei classici evidenzia ed annota e un pennarello per segnare a mano libera. Al reader interno si accede con un doppio clic su di un articolo. Oppure se abbiamo impostato dalle preferenze dell'app Anteprima o un altro lettore di PDF, questo viene in automatico aperto con il programma prescelto. In questi mesi di utilizzo dell'applicazione dapprima usavo Anteprima e alcune volte Adobe Reader DC per la lettura. Ultimamente invece per via dello strumento di gestione delle note in Papers 3 ho optato per il lettore interno, che è fluido e senza intoppi e per un uso lettura/annotazione è più che sufficiente e permette l'apertura di diversi articoli contemporaneamente su più tab.

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Esportare Reference e note

Esportare una reference è molto semplice in Papers 3. Per prima cosa posizionarsi sull'articolo da citare e dal pannello "Overview" di destra cliccare su "cite". Un menu mostra le scelte a nostra disposizione: Reference fa riferimento alla citazione da bibliografia e lo stile con cui copiamo corrisponde a quello che abbiamo impostato nelle preferenze dell'applicazione. Citation invece si riferisce alla in-text citation. In questo caso copiamo una Citekey che è una sorta di informazione che se incollata su un documento di testo ad esempio word o text edit è in grado di essere riconosciuta dallo strumento Magic Citations (vedi più avanti) ed essere formatta in automatico sempre in base allo stile preferito. Cliccando su note possiamo esportare tutte le annotazioni fatte al documento insieme alla main note, che potrebbe essere una review sintetica. Le note vengono generate con un riferimento all'articolo in cima al testo e alle varie pagine per ogni singolo pezzo di articolo evidenziato. Questa è la caratteristica che più mi piace di Papers 3, poiché ha un impatto reale sulla produttività. Se leggo 10 articoli su un tema ed evidenzio dei passaggi su ogni articolo, dopo che ho un quadro più chiaro esporto le note per articolo e posso valutare cosa mi serve e cosa no di quello che reputavo interessante, evitando che durante la lettura debba preoccuparmi di fare copia/incolla dei passaggi su qualche file Word o nota di Evernote dovendo includere anche la pagina manualmente.

Papers 3-esportare reference

Quando esportiamo l'intera reference il risultato che otteniamo è mostrato dall'immagine sottostante. Possiamo vedere affiancati un estratto delle linee guida dell'Academy of Management Journal relative al modo in cui presentare una reference di un journal in bibliografia, confrontato con l'output di Papers 3 settato su quello stile. L'applicazione garantisce buoni output a patto che nel processo di matching si presti attenzione ad acquisire tutti i dati correttamente.

Papers 3 - reference - comparison

Possiamo anche esportare intere cartelle o più articoli, per farlo sarà necessario selezionare ciò che ci interessa e con il tasto cite copiamo l'intera lista di references che possiamo incollare in un documento di testo.

Magic Citations

È un pratico tool che possiamo richiamare comodamente premendo due volte ⌃ e che si rivela utilissimo durante la scrittura, perché inserisce una o più in-text citation mentre scriviamo e tiene traccia delle citazioni al fine di generare una bibliografia formattata in base allo stile che abbiamo selezionato (e che possiamo anche modificare da un menu dedicato). Con Magic Citations possiamo anche visualizzare una anteprima del paper usando QuickLook oppure essere re-indirizzati all'applicazione.

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Magic Citations non è pienamente compatibile con Word 2016 per Mac e non funziona affatto su Pages 5.x. Su Word per Windows invece non ha nessun problema. Dal sito di supporto si evince che funziona perfettamente con Pages 09 e con Word 2011 oltre che con TextEdit e Scrivener. L'ho provato con Word 2016 per Mac ed in effetti non funziona benissimo, su Scrivener invece va senza nessun problema e personalmente è lì che lo uso, anche se c'è qualche accorgimento da mettere in pratica (a tal proposito dedicherò un successivo articolo). Maggiori info possono essere trovate nelle pagine di supporto di Papers 3 a questo indirizzo.

Papers Online

È un'app web sicura dove è possibile condividere i propri articoli e creare delle collezioni condivise, che possono essere scaricate direttamente dentro l'applicazione per Mac e per iOS semplicemente usando le credenziali di login. Con Paper Online si possono creare delle reading list condivise. Una buona funzione ma nulla di particolarmente eccezionale.

Conclusione

Papers 3 è una ottima applicazione per la gestione delle proprie references. Personalmente apprezzo molto la predominanza dell'orientamento ad una finalità del tipo "ho degli articoli in PDF e voglio organizzare e gestire la mia libreria tra Mac e iPad". In questo preciso scopo, rispetto alle altre app che ho provato sin qui, si comporta molto bene e senza intoppi. Apprezzabile il fatto che riesce a generare un elenco delle annotazione che apportiamo al documento con riferimento a pagine. Una caratteristica non presente ma che reputo molto utile è la possibilità di consultare la bibliografia di un articolo senza dover scorrere sino in fondo. Di grande aiuto lo strumento Magic Citations che, oltre a rendere più rapido il processo di inserimento di citazioni (anche multiple), alla fine è in grado di generare in automatico un bibliografia formattata a dovere, basandosi su quello che abbiamo inserito nell'articolo. Assente anche il backup automatico. Nel complesso il voto è positivo, sostanzialmente perché la funzione primaria è svolta senza problemi, inoltre il prezzo di 59€ + IVA è sostanzialmente in linea con quello di applicazioni analoghe. Per contenere i costi ed essere sempre aggiornati, si può anche sottoscrivere un piano mensile a 2,99€.

PRO
+ Semplicità d'uso ed efficacia
+ Orientamento alla gestione dei pdf e non solo alle references in astratto
+ Buon lettore PDF
+ Esportazione delle note
+ Libreria riorganizzata in cartelle
+ Licenza lifetime
+ App mobile free
+ Magic Citations

CONTRO
- Assenza di un pannello che mostri la bibliografia dell'articolo che stiamo leggendo
- Qualche imprecisione nel presentare i risultati di ricerca in base ai quali effettuare il match dell'articolo
- Pannello di matching scomodo perché piccolo
- Nessun backup della libreria in automatico
- Non ampissima integrazione di Magic Citations